ارشدان مدیریت آموزشی

فهرست مطالب:

1-مقدمه.

2-بهسازی از نظر لغوی.

3-تاریخچه بهسازی سازمان.

4-چند تعریف از بهسازی سازمان.

5-هدف بهسازی سازمانی.

6-ضرورت بهسازی سازمانی.

7-موقعیت هایی که در آنها نیاز به بهسازی احساس می شود.

8-عناصر کلیدی بهسازی سازمانی.

9-روش های بهبود سازمانی.

10-مراحل بهسازی سازمانی.

11-رمز موفقیت برنامه های بهسازی سازمانی.

12-واکنش ها در مقابل برنامه های بهسازی سازمانی.

13-مشکلات عمده بر سر راه بهسازی سازمانی.

14-رابطه تغییر و بهبود سازمانی.

15-طبقه بندی سازمان ها از نظر بالندگی.

16-منابع.

1-مقدمه:(فصلنامه مدیریت در آ.پ شماره 35و36).

شکل گیری،توسعه و ادامه حیات سازمان ها از ضروریات اجتناب ناپذیر زندگی بشر در عرصه حاضر است.زیرا نیاز های انسان ها از طریق فعالیت های سازمان های گوناگون اجتماعی تامین می شود.به همین سبب می توان گفت که سازمان ها برای نیل به هدف های خاصی به وجود می آیند.بدیهی است که این هدف ها وقتی تحقق می یابند که فعالیت ها با مدیریت و تدابیر مناسب انجام شوند.در اینجا این سوال مطرح می شود که آیا سازمان ها همیشه در این جهت واین گونه حرکت می کنند.آیا می توان به فعالیت ها سرعت بخشید و کمیت و کیفیت آنها را ارتقا داد؟اگر در آن جهت حرکت نمی کنند باید چه نوع اقدامات اصلاحی انجام داد؟و.......

این قبیل سوالات بحث "بهسازی سازمانی" را ضروری می نماید.

2-بهسازی از نظر لغوی:(همان منبع).

بهسازی از نظر لغوی به معنای بهتر ساختن،بهبود بخشیدن،کامل کردن،پیش بردن،رشد دادن و بالا بردن است.بهسازی سازمانی به بهتر ساختن جنبه های انسانی و اجتماعی سازمان توجه دارد.

3-تاریخچه بهسازی سازمانی:( دکتر محمد سعید تسلیمی،مدیریت تحول سازمانی).

به طور خلاصه بحث بهسازی و توسعه سازمان از دهه ی 50 یعنی بعد از جنگ جهانی دوم آغاز و در 20 سال گذشته به عنوان یک رشته علمی و عملی مستقل مطرح شده است.کرت لوین(1947)،لی پیت واتسون و  وستلی(1958)،بنیس(1969-1966) و کالب و فراهمن(1970) و ......از جمله اولین کسانی بودند که در این زمینه نظریاتی را ارائه دادند.

4-چند تعریف از بهسازی سازمان:( دکتر ناصر فقهی فرهمند،مدیریت پایای سازمان).

بهسازی سازمان به عبارت خیلی ساده  راهی است که سازمان تغییر و تکامل پیدا می کند.بهسازی سازمان می تواند کارکنان،تکنولوژی،رقابت و سایر زمینه ها را شامل شود.یادگیری و آموزش کارکنان،نقل و انتقالات،ترفیعات،اخراجی ها،بازنشستگی ها و ....به تمامی نمونه هایی از تغییر مرتبط با کارکنان است.بنابراین بهسازی سازمان در مفهوم وسیع آن به معنی تغییر سازمان است.توجه عمده بهسازی سازمانی به جنبه های انسانی سازمان است.سازمانی که به عنوان یک سیستم اجتماعی در نظر گرفته می شود.( ،مورهد و گریفین، رفتار سازمانی).

1-4.ریچارد بک هارد:

بهسازی سازمانی کوششی است برنامه ریزی شده،سراسری در سازمان،کارگردانی شده از رده بالای سازمان برای بالا بردن اثر بخشی و تندرستی سازمان از راه دخالت های برنامه ریزی شده در فراگرد های سازمانی با بهره گرفتن از علوم رفتاری.

2-4.کریس آرگریس:

در کانون ODاندیشه زنده ساختن،به راستی رساندن،فعال کردن و نو توان سازی سازمان ها از راه منابع فنی و انسانی جای گرفته است.

3-4جان گاردنر:

برای پرهیز از زوال و پیر شدن سازمانی و برای به دست آوردن سرزندگی،آفرینندگی،نوآوری و افزایش اندازه انعطاف و سازگاری و به منظور همراه کردن پیامدهای دگرگونی ها با اهداف سازمانی و پدید آوردن اوضاعی که انگیزه ها پرورش یابد و کامیابی فردی برانگیخته شود،تازه سازی توان سازمانی ضروری است.

با توجه به تعاریف بالا،بهسازی سازمانی یک فرآیند مداوم تغییر و توسعه برنامه ریزی شده سازمان با استفاده از دانش علوم رفتاری مثل روان شناسی،روان شناسی اجتماعی،جامعه شناسی،مردم شناسی و.....و توسط مدیران ارشد سازمان ها است.

در تعاریف بالا از بهسازی سه نکته وجود دارد:

1-بهسازی تلاش هایی در جهت طرح ریزی تغییرات سازمان را شامل می شود.(ابداعات خود به خود و تصادفی راشامل نمی شود).

2-قصد اصلی از بهسازی سازمان،ترقی سازمان ها است(شامل تغییراتی که صرفا از سازمان های دیگر تقلید شده باشند،و یا صرفا به خاطر این که تغییری انجام شده باشد،نمی شود).

3-بهسازی برنامه ریزی شده به جای این که بر اساس ملاحظات مالی و فنی باشند،باید مبتنی بر علوم رفتاری و سایر رشته های وابسته صورت گیرد.

5-هدف بهسازی سازمانی:(فصلنامه مدیریت در آ.پ،شماره 35 و 36).

رابینز گذشته از اصلاح اثربخشی سازمان و بهبود مدیریت،هدف های زیر را بیان کرده است.

1-5.تعهد و تضمین اعضای سازمان برای به دست آوردن موفقیت سازمانی.

2-5.اصلاح کار گروهی و بین گروهی.

3-5.اصلاح ارتباطات و بهبود مهارت های رفع اختلاف.

4-5.کوشش برای اصلاح جو کاری که سبب تشویق افراد برای رشد و خلاقیت می شود.

5-5.افزایش آگاهی شخصی و سازمانی.

6-ضرورت بهسازی سازمانی:(همان منبع).

عوامل و پدیده های متفاوتی در بهسازی سازمانی دخالت دارند که مهمترین آنها عبارتند از

1-6.تغییرات گسترده و روزافزون اجتماعی،فرهنگی،اقتصادی،سیاسی و.....

2-6.پیشرفت سریع در زمینه های علمی،فن آورانه و ارتباطی.

3-6.دگرگونی و افزایش خواسته ها و نیاز های افراد و گروه های گوناگون در جامعه.

4-6.نبود پاسخگویی رضایت بخش در سازمان ها.

5-6.نبود سلامت در سازمان ها و ناکارآیی و نااثربخشی سازمان ها.

7-موقعیت هایی که در آنها نیاز به دگرگونی مثبت(بهسازی)و به کار گرفتن برنامه OD احساس می شود:(دکتر ناصر فقهی فرهمند،مدیریت پایای سازمان).

1-7.نیاز به دگرگون کردن یک راهبرد مدیریت.

2-7.نیاز به سازگار ساختن بیشتر فضای سازمانی با نیاز های فردی و نیاز های تازه پیرامونی.

3-7.نیاز به دگرگون کردن هنجار های فرهنگی.

4-7.نیاز به دگرگون کردن ساختار و مجموعه نقش ها.

5-7.نیاز به بالا بردن اندازه همکاری میان گروهی.

6-7.نیاز به گشودن نظام ارتباطی.

7-7.نیاز به دگرگون کردن انگیزش نیروی کار.

8-7.نیاز به سازگاری با پیرامون تازه.

8-عناصر کلیدی بهسازی سازمان:(همان منبع).

1-8.آماج کوشش های OD کل نظام را در بر می گیرد.

2-8.برنامه OD از بالا(مدیریت بلند پایه)کارگردانی می شود.

3-8.سرشت فعالیت های OD بر پایه دخالت های دانش رفتاری استوار است.

4-8.هدف های فعالیت های OD بسوی فراگرد های انسانی و اجتماعی سازمان هاست.

5-8.پیامد های فعالیت های OD رویاروئی بهتر با دشواری ها،سازگاری ،از میان برداشتن آنها و سرانجام نو کردن سازمان است.

9-روش های بهبود سازمانی:(استیفن رابینز،رفتار سازمانی).

از نظر رابینز روش های بهبود سازمانی شامل موارد زیر است.

1-9.آموزش حساسیت(آموزش آزمایشگاهی،گروه های رو در رو،گروه های آموزشی). تغییردادن رفتار اعضای سازمان از طریق روابط متقابل بین اعضای گروه است.هدف این روش آگاه کردن افراد از نوع رفتار خودشان است.

2-9.بازخورد نتیجه تحقیق.نگرشی که اعضا از سازمان و همکاران دارند مشخص می گردد،موارد مورد اختلاف یا مسائل شناسایی می شود و درباره آنها بحث و راه حلهایی ارائه می گردد.

3-9.مشورت در فراگردها.استفاده از خدمات یک مشاور در خارج از سازمان است.این خدمات باعث می شود مدیر فراگردها یا رویدادهایی را که باید نسبت به آنها اقدام کند بهتر درک کند.

4-9.تشکیل تیم.موجودیت یک سازمان در گرو وجود افرادی است که برای تامین یک هدف مشترک گرد هم می آیند.از آنجا که افراد مجبورند همواره به صورت گروهی کار کنند،از این رو در فرآیند بهبود سازمانی مساله تشکیل تیم مورد توجه زیادی قرار گرفته است.

5-9.بهبود روابط بین گروه ها.در فرآیند بهبود سازمانی ،وجود تضاد یا تعارض موجب مخدوش شدن رابطه بین گروه ها می شود.در فرآیند بهبود سازمانی این مسئله اهمیت زیادی پیدا می کند و سازمان می کوشد با اجرای چنین برنامه هایی روابط را حسنه کند.

10-مراحل بهسازی سازمانی:(فصلنامه مدیریت در آ.پ شماره 35 و 36).

از نظر هورلد کونتز و همکارانش بهسازی سازمانی شامل مراحل زیر است.

1-10.شناخت مشکل.

2-10.بازخورد.

3-10.تشخیص.

4-10.تعیین سیاست ها و راهکارها.

5-10.مداخله ها.

6-10.سنجش و ارزشیابی.

11-رمز موفقیت برنامه های OD: (مورهد و گریفین،رفتار سازمانی).

1-11.دیدگاه کل نگر داشته باشید.

2-11.از حمایت مدیران عالی سازمان مطمئن شوید.

3-11.مشارکت را ترغیب کنید.

4-11.ارتباطات آشکارا را تشویق کنید.

5-11.به کسانی که تشریک مساعی کرده اند پاداش دهید.

12-واکنش ها در مقابل برنامه های OD: (دکتر محمد سعید تسلیمی،مدیریت تحول سازمانی).

1-12.حمایتی.

2-12.خنثی(بی تفاوت).

3-12.تخاصمی.

13-مشکلات عمده  بر سر راه برنامه های OD: (مورهد و گریفین،رفتار سازمانی).

به عقیده دیوید نادلر مشکلات عمده بهسازی سازمان را می توان به چهار گروه تقسیم بندی کرد که عبارتند از:

1-13.مقاومت......................................اشخاص.

2-13.قدرت ........................................ساختار.

3-13.کنترل........................................سیستم اطلاعات.

4-13.تعریف مجدد وظیفه..................وظیفه.

14-رابطه تغییر و بهبود سازمانی:( دکتر محمد سعید تسلیمی،مدیریت تحول سازمانی).

سازمانها همواره دستخوش تغییر و تحول هستند،اما هر نوع تحولی بهبود و بهسازی تلقی نمی شود.البته عکس این قضیه همواره صادق است و هر بهبودی قطعا یک تغییر و تحول محسوب می گردد.زمانی که حتی یک درجه در ابعاد کمی یا کیفی در مقایسه با شرایط قبلی سازمان رونق حاصل شود،بهبود و بهسازی تحقق یافته تلقی می شود.بهبود و بهسازی از یک سازمان به سازمان دیگر متغییر بوده و تابع ساختار آن است.پس بنابر این روش هر سازمانی لزوما در سایر سازمان ها قابل تحقق نیست.تغییر می تواند در دو جنبه نقصان و تکامل صورت پذیرد.آن جنبه از تغییر که دارای بار ارزشی و تکاملی است بهبود تلقی می شود.بنابر این هر تغییری بهبود نیست،هر چند که هر بهبودی تغییر محسوب می شود.بهسازی می تواند در همه ابعاد سازمانی از نیروی انسانی گرفته تا تحول ساختار،تحول خط مشی و تحول در تکنولوژی سازمان را شامل شود.ولی در این فرآیند نیروی انسانی سازمان نقش اصلی را به عهده دارند.چون بدون اراده آنها هیچ بهسازی انجام نمی شود،بنابر این سازمان ها باید ابتدا به اصلاح نیروی انسانی خود اهمیت دهند.

15-جدول طبقه بندی سازمان ها از نظر بالندگی:

سازمان ها از نظر بالندگی بر اساس سه عنصر کنش های حرکتی،تغییر پذیری و نوع تعامل با شرایط محیطی به سه نوع زیر تقسیم می شوند.(دکتر سید حسن الحسینی، سنجش بالندگی سازمان ها با رویکرد تحلیلی-کردبردی).

16.منابع:

1-16.مورهد/گریفین،رفتار سازمانی،ترجمه دکتر سید مهدی الوانی،دکتر غلامرضا معمارزاده،1379.

2-16.استیفن پی.رابینز،رفتار سازمانی،ترجمه دکتر علی پارسائیان،دکتر سید محمد اعرابی،1377.

3-16.دکتر ناصر فقهی فرهمند،مدیریت پایای سازمان،انتشارات فروزش،1382.

4-16.دکتر محمد سعید تسلیمی،مدیریت تحول سازمانی،انتشارات سمت،1385.

5-16دکتر سید حسن الحسینی،سنجش بالندگی سازمان ها با رویکرد تحلیلی-کاربردی،نشر بهاریه،1380

6-16.فصلنامه مدیریت در آ.پ،شماره 35 و 36،مقاله بهسازی سازمانی،ضرورتی اجتناب ناپذیر برای اثر بخشی آ.پ،بلال خالقیان.